Crowdfunding Brony Fair 2015

Dear friends / readers,

Christmas has come and gone, the new year has arrived, and with it we arrived at the point at which we, the organizers of the Brony Fair 2015, have to decide if the Fair will be financially feasible or not.

The plan is to organize a new and different kind of convention for you - with more focus on the community, lots of opportunities for fun, and lots of new ideas which haven’t been realized like this before.

But as you surely know, we are just a bunch of normal Bronies as you are, who are eager to host this event for you, and as conventions go, Brony Fair is a rather large one and costs more than a small meetup in a pub or basement.

For the Brony Fair to take place, we have to raise a minimum of circa 23.000€.
This sum covers the costs for the location rental for the weekend, the dues for the registration, the serving permit, insurance, GEMA, fire protection and first aid, sound & audio equipment, salary and flights for our guests of honor, food and drinks for our volunteers, decorations and small knick-knacks such as safety nets for the horseshoe throwing at the Iron Pony Competition.

This calculation corresponds to an amount of 200 to 250 visitors - a realistic assumption for a national event, as the WWU and Lunafest have already proven.

The current state of things is that we have around 73 attendees plus volunteers and we have reached around 42% of our minimum target sum. (This equates to around 9500€ if everyone pays their dues in a timely fashion.)

If we do not reach this Break-even point, the Brony Fair cannot take place because we will have to pull the plug on it, to not suffer the fate of becoming a second Las Pegasus.

We of the team are personally liable for any and all downtime costs, therefore we cannot take any financial risks in that matter, even if we know from personal experience that most tickets are usually bought at the last minute, but since we are a first time event, we can’t wait for that to happen.

And that’s where you come in:

As we have gathered from feedback, a lot of you are unsure or are still waiting with the ticket purchase.
If you like our concept, and you want to give us a chance as a new event in the fandom, then we need your support NOW!
So don’t hesitate any longer and make your choice before the end of the month (Deadline is the 31.1.2015) and secure your ticket, otherwise the Brony Fair can’t take place and will be cancelled due to lack of interest and reversed.

Should it occur that the Brony Fair does not, in fact, take place, you can rest assured that anyone that has bought a ticket will get refunded completely and as fast as possible, so there is no risk involved for you in buying a ticket.

If you want to support us, but are unsure or unable to come to Berlin, you can of course do so via our Crowdfunding, where you are able to obtain some great pledges that we have prepared for you as a thank you for your donations.

The proceeds from the crowdfunding, which are seperate from the ticket sales and will not be reversed, will, in the case of the Brony Fair not taking place, go to cover the privately incurred costs in the four digit range.
You will receive the goodies for your donations in any case, and in the case that the Brony Fair where you would normally receive the pledges falls through, we will ship these goodies to you via mail.

But since we believe in our concept, and are convinced of our ability to put together a great event with your help, we are counting on you to buy your ticket before the 31.1.2015!!!

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Liebe Freunde/Leser,

es fällt uns sehr schwer, das hier jetzt zu posten, allerdings Weihnachten ist vorbei, das neue Jahr ist angerückt, und somit nähert sich auch der Zeitpunkt an dem wir als Organisatoren der Brony Fair 2015 entscheiden müssen, ob diese finanziell realisiert werden kann.

Plan und Idee ist es, eine neue und andere Form von Convention für euch auf die Beine zu stellen - mit mehr Fokus auf die Community, viel Gelegenheit für gemeinsamen Spaß und jeder Menge neuer Ideen, die es so bisher nicht in der Form gab.

Wie ihr aber sicher wisst, sind auch wir wie ihr nur ganz normale Bronies, die für euch dieses Event auf die Beine stellen wollen, und Veranstaltungen dieser Größenordnung kosten leider doch deutlich mehr als ein kleines MeetUp im privaten Rahmen in einem Partykeller.

Um die Brony Fair stattfinden zu lassen, müssen wir einen Mindestbetrag von ca. 23.000 Euro erreichen. Dieser Betrag deckt die Kosten für die Anmietung der Location für das Wochenende, Gebühren für die behördlichen Voraussetzungen (Anmeldung der Veranstaltung, Ausschankgenehmigung, Vereinsgründung, Versicherungen, GEMA, Brandschutz, Erste Hilfe), Veranstaltungstechnik, Gage und Flug etc. für die Ehrengäste, Helferversorgung vor Ort, Deko bis hin zu Kleinbeträgen wie Sicherheitsnetze fürs Hufeisen werfen bei der Iron Pony Competition.
Dieser Betrag entspricht mischkalkuliert in etwa einer Besucheranzahl von ca. 200-250 Personen - ein nicht unrealistischer Wert für ein überregionales Treffen, wie das WWU und das Lunafest beweisen.
Derzeitiger Stand sind 76 Besucher plus Helfer und wir haben von der Mindestzielsumme momentan bereits 43% finanziert (in Zahlen: wenn alle brav überweisen rund 9600€).

Sofern wir diesen Break-Even Point nicht erreichen, kann die Brony Fair leider nicht stattfinden, weil wir dann die Reißleine ziehen müssen, um nicht zu einer zweiten Las Pegasus zu werden.

Wir vom Team haften leider auch privat für Ausfallkosten, daher können wir da kein finanzielles Risiko eingehen, auch wenn erfahrungsgemäß die meisten Tickets immer erst kurz vor knapp gekauft werden. Das können wir aber als erstmalig stattfindende Veranstaltung leider nicht abwarten.

Daher kommt ihr jetzt ins Spiel:
Wie wir erfahren haben, sind viele von euch noch unschlüssig oder warten noch mit ihren Ticketkäufen.
Wenn euch unser Konzept gefällt, und ihr uns als neue Veranstaltung innerhalb des Fandoms eine Chance geben wollt, dann brauchen wir JETZT eure Unterstützung.
Also zögert bitte nicht länger, sondern entscheidet euch noch vor Ablauf dieses Monats (Stichtag 31.01.2015) und sichert euch euer Ticket.
Andernfalls kann die Brony Fair nicht stattfinden und wird mangels Nachfrage abgesagt und muss rückabgewickelt werden!

Sollte es tatsächlich nicht klappen, so dass wir unser Mindestziel nicht erreichen, bekommt ihr natürlich alle euer Geld komplett und so schnell wie möglich zurück, so dass für euch beim Ticketkauf keinerlei Risiko besteht.

Falls ihr uns einfach so unterstützen möchtet, aber noch nicht wisst, ob ihr nach Berlin kommen könnt oder wollt, dann könnt ihr das auch gerne über unser Crowdfunding tun, wo wir tolle Pledges vorbereitet haben, die ihr als Dankeschön für eure Spende bekommen könnt.

Die Einnahmen über das Crowdfunding, das von den Ticketverkäufen allerdings unabhängig ist und auch nicht rückabgewickelt werden wird, werden wir in dem Fall, dass die Brony Fair nicht stattfinden können sollte, dafür verwenden, um die bereits entstandenen und privat verauslagten Kosten in vierstelliger Höhe zu decken.
Die Goodies bekommt ihr für eure Spende daher in jedem Fall. Sollte es keine Brony Fair geben, auf der ihr eure bestellten Pledges abholen könnt, werden wir diese per Post an euch versenden.

Da wir allerdings fest an unser Konzept glauben und überzeugt sind, mit eurer Hilfe ein großartiges Event auf die Beine stellen zu können, zählen wir auf euch!
Unterstützt die Brony Fair mit eurem Ticketkauf vor dem 31.01.2015!!!